【前編】契約書や仕様書を探すことで隠れコストが発生！？

出張先での紙切れメモ騒動
探し物は企業にとっても「隠れコスト」
数字で見える「探し物コスト」
IT投資が遅れる中小企業の課題
解決のカギは「5S」
まとめ

出張先での紙切れメモ騒動

😏 私
先日、出張の帰り道に「これは使えるぞ」とひらめき、手元の紙切れに細かくメモをした。
ところが帰宅して数日後、机の上を探してみると、その紙が忽然と姿を消しているではないか。
あっちの書類の山をめくり、こっちの新聞をひっくり返し、結局見つかったのは帰った翌日の朝刊の間。
いやはや、見つかった安堵感と同時に「半日を返せ」と自分に突っ込みたくなった。

探し物は企業にとっても「隠れコスト」

💬 ランディ君
探し物にかかる時間は、実は多くの企業にとって「見えないコスト」です。
たとえば、オフィスワーカーが書類や情報を探すのに費やす時間は、年間で約150時間にのぼるという調査もあります（出典：IDC調査、2012年）。
これは一日平均に換算すると、20分以上が単なる「探索」に消えている計算です。

😏 私
なるほど。つまり私の半日の大捜索は、統計的にはごく普通の現象ということか。
だが、こうした時間泥棒はじわじわ効いてくる。
中小企業では人材も限られているから、一人が書類を探して右往左往している間に、他の誰かの作業も滞る。
これが積み重なれば、生産性の足腰を削るボディーブローだ。

数字で見える「探し物コスト」

💬 ランディ君
その通りです。具体的に試算してみましょう。
たとえば、社員10人規模の会社で、1人あたり年間150時間を探し物に費やすとします。
時給を2,000円とすると、年間コストは以下の通りです。

150時間 × 2,000円 = 30万円／人
30万円 × 10人 = 300万円／年

つまり、契約書や仕様書を探すだけで年間300万円もの「埋没コスト」が発生している可能性があります。
これは決して小さな金額ではありません。

😏 私
おっと、私の新聞紙一枚の下敷きメモが、気づけば数百万円規模にまで膨張してしまったぞ。
実際の現場では「誰があの契約書を持ってる？」「最新バージョンはどれだ？」と探し回る光景は珍しくない。
しかも探すのが営業のトップだったりすると、機会損失まで付いてくる。

IT投資が遅れる中小企業の課題

💬 ランディ君
はい。加えて、日本の中小企業のIT投資は依然として大企業よりも低い水準です。
中小企業庁の「中小企業白書2024」によると、従業員100人未満の企業のIT投資額は、売上高比で大企業の約半分にとどまっています（出典：中小企業庁「中小企業白書2024」）。
つまり「探し物の時間」を削減するシステムや仕組みが後回しになりやすいのです。

😏 私
なるほど、つまり「探し物文化」が生き延びる余地が残ってしまっているわけだ。
だが経営者にとっては、この無駄な文化こそ敵である。数字で示されると身に沁みるなあ。

解決のカギは「5S」

💬 ランディ君
その解決のためには、日本発の効率化フレームワークである「5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）」の導入が有効です。
実際に、製造業だけでなくオフィス業務にも応用され、書類やデータの検索時間を大幅に短縮する事例が数多く報告されています。
ただし、5Sの具体的な活用法については次回お話ししましょう。

😏 私
おっと、ここで次回予告か。
まるで連載小説のようだ。
もっとも、私の新聞紙探検記も、ある意味では続き物だったのかもしれない。
探す苦労は尽きないが、経営者にとっては「探さなくても済む仕組み」を整えることが本題だろう。