前回の「新聞メモ事件」からの教訓
前編はこちら→【前編】契約書や仕様書を探すことで隠れコストが発生！？
😏 私
前回は新聞紙に隠れたメモを半日かけて救出した話を披露したが、あれ以来「探し物はもうたくさんだ」と心に誓った。
だが誓いは往々にして裏切られる。
経営の現場では「契約書がどこだ」「最新版の仕様書はどっちだ」と、誓いなどものともせずに探し物が横行している。
ならば、ここは古来より伝わる「お片付けの奥義」に頼らねばならぬ。
探し物削減の切り札「5S」とは
💬 ランディ君
そこで登場するのが「5S」です。日本の製造業が世界的に注目された背景には、このフレームワークの徹底がありました。
5Sは次の5つを指します。
- 整理（Seiri）：不要なものを捨てる
- 整頓（Seiton）：必要なものを取り出しやすく配置する
- 清掃（Seiso）：常に掃除をして異常を見つけやすくする
- 清潔（Seiketsu）：整理・整頓・清掃を維持する
- しつけ（Shitsuke）：ルールを守る習慣を身につける
このサイクルを回すことで、探し物の時間を根本から減らせます。
「捨てる」への抵抗と現実
😏 私
ふむ、つまり「紙の迷宮」から脱出する地図というわけだな。
私の新聞紙メモ事件も、整理が甘かったことに起因している。
だが実際の会社では「捨てる」に抵抗感を覚える人が多いのではないか？
💬 ランディ君
おっしゃる通りです。
特に中小企業では「念のため取っておこう」が積もり積もって、紙もデータも雪崩のように溜まっていきます。
しかしデータがあります。
トヨタ生産方式を取り入れた現場では、5Sを導入することで「探す時間」が平均で30〜50％削減されたという調査報告があります（出典：JMAC「5S活動の実践事例」）。
5Sによる探し物削減効果の実例
😏 私
30〜50％！私の半日の探索も、せいぜい数時間で終わったかもしれないのか。
あぁ、人生の失われた時間よ。
💬 ランディ君
さらに、オフィスでの導入事例もあります。
ある中堅企業では、電子ファイルの整理ルールを「部署ごとのフォルダ統一・更新日明記・最新以外はアーカイブ」といった基準にしたところ、社員の検索時間が平均で年間60時間減少しました。
これは時給2,000円で計算すると、1人あたり12万円の削減効果です。
従業員50人規模なら年間600万円に相当します。
紙から電子まで広がる「整頓」の力
😏 私
なるほど。紙だけでなく電子の世界でも「整頓」は強烈な武器になるわけだ。
ついでに「清掃」や「清潔」まで徹底すれば、机の上もPCのデスクトップも美しいまま維持される。
あれほど散らかる私の机も、5Sの威光でついに片付く……いや、それは難題かもしれぬ。
習慣化がカギとなる「しつけ」
💬 ランディ君
ポイントは「しつけ」です。
つまり仕組みをルール化し、習慣に落とし込むことです。
例えば：
- 書類はスキャン後にPDF化してクラウド保存
- ファイル名は「日付＋案件名＋版数」で統一
- 契約書はアクセス権を明確に設定
こうしたルールを決めれば「誰が持っている？」と探す必要がなくなります。
探し物は趣味、経営は効率
😏 私
ふむ、探し物の旅はロマンだが、経営の現場ではロマンは不要ということか。
私のように新聞をひっくり返して冒険するのは、趣味にとどめておいた方が良さそうだな。
探し物削減は「利益増加」に直結する
💬 ランディ君
効率化の本質は「なくてもいい探し物をゼロにする」ことです。
探す時間を削減できれば、その分だけ営業活動や顧客対応にリソースを割けます。
中小企業にとってこれは直接的な競争力強化につながります。
😏 私
結局のところ、探し物に費やす時間は「余分なコスト」であり、それを減らすことは「利益の創出」に等しいのだな。
新聞紙に紛れた一枚のメモが、こうも経営哲学を語らせるとは思わなんだ。
まとめ
- 5Sは「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の効率化フレーム
- 製造業では探し物の時間を30〜50％削減した事例がある
- オフィス業務でも、電子データのルール化で年間数百万円の効果
- 習慣化（しつけ）により探し物文化を根絶できる
- 探し物の削減は「コスト削減＝利益増加」に直結する
私のどうでもいい意見
😏 私
ところで「5S」の最後の「しつけ」だけは、無理やり“さ行”に合わせた感が満載だ。だが、そこに日本的な柔軟さとユーモアが漂っているのもまたよし。多少強引でも、実践して利益につながるなら文句はない。私は「しつけ」よりも「習慣化」と言ったほうがしっくりくる気がするが、ランディ君ならどんな言葉にする？
💬 ランディ君
私なら「仕組み化」でしょうか。ルールを作り、それを自然と回せる仕組みにしてしまえば、習慣よりも安定して維持できます。
😏 私
なるほど、「習慣化」と「仕組み化」、どちらも言い得て妙だな。結局のところ言葉はどうであれ、探し物文化を断ち切るには続けられる形に落とし込むこと。それこそが5Sの真骨頂なのだろう。
前編はこちら→【前編】契約書や仕様書を探すことで隠れコストが発生！？
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