ChatGPTでビジネスメールを書く方法（前編：担当者変更メールを作ってみた）

自然体で信頼をつなぐテクニック

はじめに：担当者変更メールこそ「関係維持」の勝負どころ
ケース設定：若手×中小企業×保守契約
ChatGPTにまず書かせてみた（素案）
手直しポイント：3つの加算と1つの減算
修正版：ちょうどよい“自然体”の例文
ChatGPTを使う前に、依頼テンプレを準備しよう
AIメールを送る前に、「人間の仕上げ」を忘れるな
なぜここまで神経質？ → これが最初の営業だから
後編への予告：価格改定メールの地獄へようこそ

はじめに：担当者変更メールこそ「関係維持」の勝負どころ

😏 私
人事異動の季節になるとメールボックスが「担当者交代」だらけになる。
読み手としては「あ、そう」くらいの反応しかできない。
しかし──送る側は、かなり重要なタイミングだ。

特に、中小企業同士の関係では、メール1通で空気が変わる。

「若手の新担当です！バリバリいきます！」

……と張り切りすぎても引かれるし、

「以前と同様よろしくお願いします」

……と定型だと、印象に残らない。

そこで頼りたいのが ChatGPT。
だが、そのままだと機械的すぎて逆効果になりがちだ。

💬 ランディ君
「私の文章は正確ですが、少し冷たく感じられる可能性があります。」

😏 私
そう、君はクールすぎるのだよ。
だが、そのクールさを人間の温度に調整できれば最強なのだ。

ケース設定：若手×中小企業×保守契約

今回想定するのは次のような条件：

業種：機械メーカー
担当：保守契約中心＋新規顧客活動
新担当者：20代後半
前任者：40代前半
前任とともに挨拶回りの経験あり
今回、正式に引継ぎ

この状況は全国の営業に腐るほどあるはずだ。

つまり、テンプレすぎると埋もれる。
若さを前に出しすぎると頼りなく見える。
ここは誠意＋継続性＋自主性が絶妙なバランスで必要だ。

ChatGPTにまず書かせてみた（素案）

以下は、ChatGPTにありがちな「正しいけど刺さらないメール」の例だ。

💬 ランディ君
「担当者変更のご連絡
平素よりお世話になっております。
このたび○○に代わり、△△が担当いたします。
引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。」

😏 私
……これが悪いわけではない。
だが読んだ側に何ひとつ残らない。

相手に「会ったことがある若い子だ」と思い出してもらうだけで
関係の再構築が始まるのだ。

手直しポイント：3つの加算と1つの減算

項目	内容	効果
✅加算1	前任者とのつながりを言及	安心感
✅加算2	既に関わりがある事実	記憶に紐づく
✅加算3	自分の役割を具体化	信頼感
✅控えめに減算	「頑張ります」等の軽すぎる表現	若さのマイナス印象回避

そして感情を盛り込みすぎない。
若手は特にここで失敗しがち。

💬 ランディ君
「その場合は私が落ち着いた文体に調整します。」

😏 私
まあ、君は落ち着きすぎてるけどな。

修正版：ちょうどよい“自然体”の例文

件名：担当者変更のご挨拶（株式会社○○ △△）

株式会社□□
○○様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の△△と申します。

これまで前任の◇◇とともに、保守点検のご案内等でお伺いしておりましたが、
このたび正式に引継ぎを受け、担当としてご連絡させていただきました。

引き続き安定稼働のサポートを中心に、
些細なことでもお気軽にご相談いただける関係づくりに努めてまいります。

今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

これくらいでいい。

過不足なし
前任との関係を継続
自主性をほのかに
若手感はうっすら滲む程度

ChatGPTを使う前に、依頼テンプレを準備しよう

AIに丸投げする前に、状況のメモを整理すると
驚くほど精度が上がる。

推奨指示テンプレ

企業規模：
担当業務：
前任との関係：
相手との接点：
トーン（誠実／フランク／堅め…）：
一文の長さ：

これを投げるだけで、
ChatGPTは一気に有能な秘書になる。

💬 ランディ君
「必要であれば、御社の社風に合わせた文体調整も可能です。」

😏 私
君が急に営業を始めるな。

AIメールを送る前に、「人間の仕上げ」を忘れるな

最終チェックで変わる印象は大きい。
チェック項目はこれだ：

チェック項目	見るべきポイント
主語と述語のねじれ	読み手のストレス回避
相手の情報	社名・役職・人名ミスは致命傷
丁寧語と敬語	同一メール内で揺れてないか
一文の長さ	気持ち少し短め
最後の一言	「引き続き」など継続ニュアンス

「これ、本当に私はこう言うかな？」
という人格チェックも忘れずに。