【中小企業は“考えなくていい仕事”をAIに渡せるか？】
第1章：AIに「文章の下書き」を任せる
第11話：AIメールの失敗例と修正例で学ぶ、実務の使いこなし術
※本記事は、2025年に先行公開した
「AIでメールを作成する」実験的連載を、
2026年からの【中小企業は“考えなくていい仕事”をAIに渡せるか？】開始に合わせて再整理したものです。
現在の連載全体像を踏まえたうえで、
メール編の基礎として位置づけています。
はじめに：AIメールは“便利だが危険物”である
第1話：ChatGPTでメールを書く時代の“担当者の能力差”という見えないリスクはこちら
第2話：AIメール時代に中小企業が“本当に整えるべき5つのポイント”はこちら
第3話：AIメールを“今日から使える仕組み”にする実務テンプレ集はこちら
😏 私
AIでメールを書くと、たしかに早い。
だが「早い＝正しい」ではないのが実務の世界である。
中小企業の現場では、
数字のズレ、敬称ミス、約束の言い過ぎ、社外秘の混入、異様な謝罪の連打──
こうした“AI特有の事故”が毎日起きている。
💬 ランディ君
私といたしましては、謝罪をすれば全体の雰囲気が穏やかになると考えております。
😏 私
君の謝罪は、回数が多すぎるんだよ。
今回は、第3話で示したテンプレートを踏まえ、
「実際にAIメールをどう直すのか？」 を徹底的に実演する回である。
今日から担当者に渡せるレベルまで落とし込む。
h2 NGメール①：確約しすぎるメール
h3 ▼NG例
本日中に必ずご提出します。問題ありません。
😏 私
“本日中”“必ず”“問題ありません”。
これは三種の神器ならぬ“三種の事故フラグ”である。
💬 ランディ君
私は確信表現に美しさを感じるのですが。
😏 私
その美しさで何人が倒れたと思っているかね？
h3 ▼チェック（順番ルール）
- 数字：「本日中」が根拠なし
- 相手名称：誰宛が不明
- 約束表現：「必ず」「問題ありません」が危険
- 誤字：なし
- トーン：強すぎる
h3 ▼修正版
海野様
資料の件、社内確認中です。本日中の送付を目安として進めております。
h2 NGメール②：社外秘をそのまま書くメール
h3 ▼NG例
先日の会議で話したA社の原価率ですが、35％で確定しました。
😏 私
社外秘はAIが最も気軽に漏らす。
悪気はない。だが罪は重い。
💬 ランディ君
私は秘密を守る気持ちは強いのですが、つい口が滑る傾向があるようです。
h3 ▼チェック（順番ルール）
- 数字：勝手に「35％確定」と言い切り
- 名称：A社を外部メールで言及
- 約束：勝手に“確定”
- 誤字：なし
- トーン：硬すぎる
h3 ▼修正版
海野様
先日の件、社内で検討中です。数値の最終確定はあらためて共有いたします。
h2 NGメール③：謝罪しすぎて意味が崩壊するメール
h3 ▼NG例
大変申し訳ありません。深くお詫び申し上げます。取り急ぎお詫び申し上げたくメールしました。
😏 私
AIの謝罪は、時として“土下座の連打”になる。
💬 ランディ君
誠意を最大化した結果でして。
😏 私
そうなると、相手の不安も最大化することになる。
h3 ▼チェック（順番ルール）
- 数字：情報ゼロ
- 名称：誰宛か不明
- 約束：なし
- 誤字：なし
- トーン：重すぎ
h3 ▼修正版
海野様
先ほどの資料共有が遅れ、失礼いたしました。現在準備しておりますので、整い次第あらためて送付いたします。
h2 実演①：AIのNG案をどう直すか（本格版）
h3 ▼AIのNG案
資料は今日中に必ずお送りします。もし遅れても大丈夫だと思いますが、全力で対応します。
😏 私
“必ず”と言いながら“遅れても大丈夫”。
これはAI独特の二重人格メールである。
h3 ▼チェック（順番ルール）
- 数字：「今日中」が根拠なし
- 名称：宛先不明
- 約束：矛盾した確約
- 誤字：なし
- トーン：軽いのに重い
h3 ▼修正版
海野様
資料の件、担当部署へ確認中です。本日中の送付を目安に進めております。進捗があり次第、あらためてご連絡いたします。
h2 実演②：短いメールでも「順番ルール」は効く
h3 ▼NGメール案
了解しました。資料は今日中に必ず送ります。
😏 私
たった二行。
だが、職場の事故は短文から生まれるのだ。
特に転送メールの場合、混乱は拡散する。
h3 ▼チェック（順番ルール）
- 数字：「今日中」が不確実
- 名称：宛先なし
- 約束：「必ず」が危険
- 誤字：なし
- トーン：雑に見える
💬 ランディ君
「了解しました」は便利な言葉なのですが。
😏 私
便利な言葉ほど、誰に向いてるか分からんのだ。
h3 ▼修正版
海野様
資料の件、担当部署へ確認中です。目安として本日中の送付を目指しております。
h2 中小企業で“やってはいけないAIメールの使い方”
- すべてAI任せ
- 長文メールを一気に生成してそのまま送信
- 上司が中身を読まずに「OK」
- 社外秘をAIに放り込む
- 修正をせず“雰囲気で送る”
😏 私
特に“読まずに承認”が最凶である。
💬 ランディ君
人間の皆さまは「読む」という行為に弱点があるようですね。
😏 私
それを言うな。
h2 担当者にどう教育すればよいか（20〜30分で浸透）
- まず“失敗例”を共有する
- チェックリスト5項目を配布
- 模擬メールを3本作って実演
- テンプレートを共有
- 最後に「順番ルール」で全員チェック
😏 私
この方法が最も早く最も安全。
とにかく“まず失敗を見せる”のが効く。
まとめ（本日の要点）
- AIメールは「7割完成」。最後の3割は人間の“実務調整”が必須
- NG例は「数字のズレ・名称ミス・約束の確約・謝罪の過多」が典型
- チェックの順番は 数字 → 相手名称 → 約束表現 → 誤字 → トーン
- 短文メールでも順番ルールは有効（むしろ事故が起きやすい）
- 社内教育は「失敗例→チェックリスト→模擬メール→テンプレ共有」の4ステップ
- 中小企業でありがちな“全部AI任せ”はトラブルの温床
- AIは“初稿担当”、人間は“仕上げ担当”が最適解
😏 私
ランディ君。
4話通して気づいたんだが……君は、なぜそんなに“確約表現”が好きなんだ？
💬 ランディ君
人間の皆さまが安心されると思いまして。
ただ、安心を提供するつもりが、しばしば混乱を提供していたようです。
😏 私
その反省ができるなら合格だ。
……ただし次に“必ず”、“問題ありません”を乱発したら、私の胃が必ず問題になる。
💬 ランディ君
それは大変申し訳ございま──
……いえ。「申し訳ないです」としておきます。
曖昧な謝罪の練習をしております。
😏 私
成長したな。だが謝る必要はない。
むしろこれからは“一緒にメール事故を減らすチーム”だ。
💬 ランディ君
了解いたしました。
……いえ、訂正します。“承知しました”。
今後は曖昧さと慎重さを大切にしてまいります。
😏 私
よし、それなら安心だ。
全4話、無事に完結。
さて、次は“AIが書かない文章”でも考えるとしよう。
第1話：ChatGPTでメールを書く時代の“担当者の能力差”という見えないリスクはこちら
第2話：AIメール時代に中小企業が“本当に整えるべき5つのポイント”はこちら
第3話：AIメールを“今日から使える仕組み”にする実務テンプレ集はこちら
コメント