ChatGPTでビジネスメールを書く（小規模企業共済解約に関する質問に回答する）

AIが書くビジネスメールは冷たい？それとも整っている？

😏 私
最近、ChatGPTを使ってメール文を書く人が増えている。
だが、「AIが書いたメールはどこか人間味がない」と感じたことはないだろうか。
私も最初はそう思っていた。だが、使い方次第でこれは一流の秘書にもなる。

というわけで、今日は実際にクライアントから来た質問をカスタマイズしたものを例に、
ChatGPTをどう使えば“気の利いたメール”が書けるのかを検証してみたい。

💬 ランディ君
「ご相談内容は『急に資金繰りが必要になった。現在動かせる資金に小規模企業共済があるが、これを解約すべきか？』ですね。
　これはよくある質問です。ですが、即答すると誤解を招く可能性があります。」

😏 私
まさにそう。経営者にとって資金繰りの話は“命綱”だ。
軽々しく「解約した方がいい」などと書けば、翌月には信頼関係が消えているかもしれない。
とはいえ、「慎重に検討しましょう」だけでは冷たすぎる。

要は、「すぐ答えずに、次の一手に誘導する」メールをどう書くか、だ。

💬 ランディ君
「まず、ChatGPTに次のように入力します。」

『クライアントから「小規模企業共済を解約して資金を作るべきか？」と質問が来ました。
即答せずに、必要情報を聞き出す丁寧な返信メールを作ってください。』

そしてAIが出したのが、次の文面です。

件名：小規模企業共済の解約に関するご相談について

〇〇様

いつもお世話になっております。
ご相談いただきました「小規模企業共済の解約による資金確保」について拝見いたしました。

結論から申し上げますと、共済の解約は慎重な検討が必要です。
積立期間や解約区分によっては元本割れが生じる場合もあり、まずは共済を担保にした貸付制度の活用を検討される方が現実的なケースも多く見受けられます。

つきましては、最適な方法を整理するため、以下の点をお伺いできますでしょうか。

【確認させていただきたい事項】

これらを確認できましたら、「解約」「貸付」「別ルートでの短期融資」それぞれの損得を試算し、〇〇様にとって最も損失の少ない方法をご提案いたします。

お手数をおかけしますが、上記ご回答をお知らせいただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇〇〇（署名）

😏 私
……ふむ。なかなか良いじゃないか。
特に「即答しないで、質問を投げ返す」構成は、人間でも迷うところをスマートにまとめている。
ただ、少しだけ“事務的すぎる”のが気になる。

💬 ランディ君
「確かに、内容は正しいですが、温度感の調整が必要ですね。
　『慎重に検討』という言葉も、相手によっては冷たく感じられるかもしれません。」

😏 私
その通り。特に中小企業の経営者は、
“金融機関的な言い回し”に過敏に反応する。

だから、私はこう直す。

件名：共済の資金化について、いくつか確認させてください

〇〇様

いつもありがとうございます。
小規模企業共済の件、拝見しました。
急な資金需要とのこと、まずは状況を整理するところからご一緒できればと思います。

共済の解約は手段の一つですが、積立期間や解約区分によっては思わぬ減額になるケースもあります。
まずは「解約せずに資金を得る方法」も含めて、現実的な選択肢を整理してみましょう。

お手数ですが、下記の点を簡単に教えていただけますか。

これらをもとに、
・共済の貸付制度の可否
・政策公庫や短期融資の活用余地
・解約時の損得
を比較して整理いたします。

数字の裏付けをもとに、最も現実的な方法をご提案します。
どうぞよろしくお願いいたします。

😏 私
これくらいの“体温”がちょうどいい。
ChatGPTが出したベースに、少し人間の言葉を足すだけで、メールが一気に柔らかくなる。

💬 ランディ君
「つまり、ChatGPTを“書かせる”のではなく、“整えさせる”のがコツですね。」

😏 私
まさにそれ。ChatGPTは文章構成が抜群に上手いが、
“気遣い”の部分はまだ微調整が必要だ。

💬 ランディ君
AIが得意なのは「整理」まで。
そこにあなた自身の声を混ぜることで、ようやく“届くメール”になります。