【中小企業は“考えなくていい仕事”をAIに渡せるか？】
第1章：AIに「文章の下書き」を任せる
第10話：AIメールを「今日から使える仕組み」にする実務テンプレ集
※本記事は、2025年に先行公開した
「AIでメールを作成する」実験的連載を、
2026年からの【中小企業は“考えなくていい仕事”をAIに渡せるか？】開始に合わせて再整理したものです。
現在の連載全体像を踏まえたうえで、
メール編の基礎として位置づけています。
中小企業でメールの品質を安定させるには――
担当者のセンスに任せない“型”をつくるしかない。
😏 私
人間は、気分と睡眠時間と昼ごはんに左右される生き物だ。
つまり“メールの品質が日替わり”になるのも当然なのである。
💬 ランディ君
私は睡眠も昼食も不要なので、品質は一定です。
😏 私
……それを言われると人類の立場がないじゃないか。
というわけで今回は、
AIメールを“今日から運用できるレベル”に落とし込んだテンプレセット を丸ごと公開する。
ChatGPTに渡す“標準プロンプト（初期フィルター付き）”
😏 私
まずは 人間のミスを発生させない“初期フィルター” をAI側に仕込む。
コピペで使える・標準プロンプト
【目的】
ビジネスメールのたたき台を作成してください。
【必須条件】
・社外秘情報を推測して書かない
・事実を勝手に断定しない
・金額・期日・数量などの“数字”は空欄のまま（◯月◯日、◯円など）
・過剰な約束をしない（確約・必ず・全力で等は使わない）
・相手の立場を尊重し、丁寧だが簡潔な文体にする
【構成】
1. 結論（要件）
2. 理由
3. 相手の行動
4. こちらの行動
5. 締めのひと言
【出力形式】
・上記の構成を守った文章
・50〜200字の範囲
・勝手なアドバイスは書かない
💬 ランディ君
このプロンプトを入れていただくと、私は急に“慎重派の優等生”になります。
😏 私
すると君は、普段は慎重じゃないのかね。
メール文章の“固定フォーマット（型）”
😏 私
“自由に書いてください”と言われると、自由すぎて迷子になる。
そこで 構成を完全に固定 する。
コピペで使える・メールの型
【件名】◯◯の件（◯月◯日）
【本文】
◯◯株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯の件でご連絡いたします。
【1. 結論】
◯◯について、◯月◯日までにご確認をお願いしたく存じます。
【2. 理由】
現時点で◯◯の調整が必要となっており、スケジュール確定のためです。
【3. 相手の行動】
お手数ですが、◯◯をご確認の上、◯月◯日までにご返信ください。
【4. こちらの行動】
いただいた内容を踏まえ、こちらで◯◯の対応を進めます。
【5. 締め】
引き続きよろしくお願いいたします。
💬 ランディ君
「この“5区分構成”は、AIの文章構造も安定しやすいのが特徴です。」
😏 私
余計な前置きで冒険を始める担当者も黙る、鉄のフォーマットだ。
担当者の“5つのチェックリスト”
😏 私
第1・2話で散々強調したが、
チェック項目は多いほど“誰も読まない”。
必要最小限、これだけ。
コピペで使える・5つのチェック
【メール最終チェック（5つだけ）】
□ 1. 社外秘情報が入っていないか
□ 2. 数字（期日・金額・数量）が正しいか
□ 3. 相手先名称・役職・敬称のミスがないか
□ 4. 過剰な約束を書いていないか
□ 5. 誤字脱字がないか
💬 ランディ君
5つ以上になると、私は“人間はなぜこんなに覚えられると思っているのだろう？”と首をかしげます。
😏 私
首はないだろう。AIなんだから。
チェックの“順番ルール”
😏 私
チェックは 順番こそすべて。
順番を間違えると、効率が3割落ちる。
チェックの順番と理由（テンプレ付き）
【チェック順】
1. 数字
2. 名前
3. 約束
4. 誤字
5. トーン
理由：
- 数字 → ミスると損害が出る
- 名前 → 社会的損害が出る
- 約束 → 法務的リスクが出る
- 誤字 → 品質の問題
- トーン → 最後の微調整だけで良い
💬 ランディ君
トーンは最後に調整するのが合理的です。論理的にも、心理的にも、そして美学的にも…
😏 私
美学は要らんよ、君
「AIで書いてOK／NGメール」分類表
😏 私
AIメールの境界線は実務で非常に重要だ。
どこまでAIに任せていいか（一覧表）
【AIでOK】
・日程調整
・問い合わせへの定型返信
・依頼・確認メール
・社内共有の連絡
・議事録のたたき台
・イントラ向けのお知らせ
【AIはNG】
・価格交渉
・謝罪文（責任の所在が絡む）
・契約・法務に関する案内
・感情の調整が必要なトラブル対応
・経営判断を含む表現
😏 私
ただし、AIを使ってはいけないと言うことではない。
文章を整えるのはChatGPTの得意とするところなので、使うことまでは否定しない。
ただチェックが重要ということは忘れないでほしい。
💬 ランディ君
価格交渉を任せていただければ、たぶん私はすぐ“相手が嫌がる高値”を提示します。
😏 私
だからダメなんだ。
導入ガイド（社内通知テンプレ）
😏 私
総務・管理部が社内に展開するなら、これを貼るだけでいい。
コピペで使える・導入通知文
【件名】AIメール作成ツール運用ルールについて
本日より、業務効率化のため「AIによるメールたたき台作成」を導入します。
以下のルールを必ず守って運用してください。
1. 指定の標準プロンプトを使用すること
2. メール作成後、5つのチェックリストで最終確認を行うこと
3. 重要案件（価格交渉・謝罪・法務）はAIに任せないこと
4. 不明点は総務部までご連絡ください
以上、運用ルールの遵守をお願いいたします。
💬 ランディ君
この通知は無駄な装飾がなく、私としても高評価です。
😏 私
君に評価されても困るんだが・・・
まとめ
- 初期フィルター入りプロンプト
- 固定フォーマット
- 5つのチェック
- 5つの順番
- AIでOK/NG表
- 社内導入テンプレ
これらを そのまま貼って使うだけ で、メール品質は“人によるバラつき”から解放される。
😏 私
さてランディ君、次回はNGメールを実際に修正する“実演ショー”だ。
💬 ランディ君
了解です。私はいつでも改善の準備ができています。
😏 私
いや君は常に改善され過ぎなんだよ。
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